Een offerte is vaak het eerste document dat je klant van je ziet. Een duidelijke, complete offerte wekt vertrouwen en voorkomt discussie achteraf. Een onduidelijke offerte leidt tot vragen, uitstel, of een klant die voor een ander kiest.
Wat zet je in een offerte?
- Je bedrijfsgegevens: naam, adres, KVK-nummer, btw-id, telefoon en e-mail.
- De gegevens van je klant, en een datum en offertenummer.
- Een korte introductie: wat heeft de klant gevraagd, en wat stel jij voor?
- Regels met werkzaamheden en materialen: omschrijving, aantal of uren, prijs per eenheid en het btw-tarief.
- Totalen: subtotaal, eventuele korting, btw en het totaal inclusief btw. Werk je voor particulieren, zet het bedrag inclusief btw dan duidelijk vooraan.
- De geldigheidsduur: tot wanneer geldt je prijs?
- Planning: wanneer kun je beginnen en hoe lang duurt het?
- Betalingsafspraken: termijn, eventuele aanbetaling, en wanneer je factureert.
- Je voorwaarden: verwijs naar je algemene voorwaarden en stuur ze mee.
Vrijblijvend of bindend?
Een offerte is een aanbod. Accepteert de klant het, dan is er in principe een overeenkomst. Zet je er "vrijblijvend" in, dan mag je het aanbod onder voorwaarden nog intrekken, ook kort nadat de klant het heeft geaccepteerd. Dat geeft jou ruimte, bijvoorbeeld als materiaalprijzen snel stijgen. Wil je juist zekerheid voor je klant, kies dan voor een vaste prijs met een duidelijke geldigheidsduur, bijvoorbeeld 30 dagen.
Geldigheid en prijsstijgingen
Zet altijd een einddatum op je offerte. Na die datum ben je niet meer aan je prijs gebonden. Werk je met materialen waarvan de prijs schommelt, noem dan in je offerte of voorwaarden hoe je daarmee omgaat.
Aanbetaling
Bij grotere opdrachten of veel inkoop vooraf is een aanbetaling gebruikelijk, bijvoorbeeld 20 tot 50%. Spreek het af in de offerte: hoeveel, wanneer, en dat je pas begint als de aanbetaling binnen is. Zo voorkom je dat je zelf voor de kosten opdraait.
Sneller "ja" krijgen
- Stuur snel. Een offerte binnen een dag na het gesprek maakt indruk.
- Laat online accepteren. Een knop "akkoord" werkt beter dan "print, teken, scan en mail terug". Het akkoord en het tijdstip worden vastgelegd, dus je hebt het zwart op wit.
- Volg op. Geen reactie na een paar dagen? Een korte vraag "heb je nog vragen over de offerte?" helpt vaak.
Met OZAG
In OZAG maak je een offerte met regels, korting en aanbetaling, en deel je hem met een link. Je klant bekijkt en accepteert hem online, jij ziet direct de status, en met één klik maak je er een factuur van, met alle gegevens al ingevuld. Probeer het gratis.
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies.