Werk geleverd, factuur verstuurd, en dan... wachten. Late betalingen zijn voor veel zzp'ers en mkb-bedrijven het grootste kasprobleem. Met duidelijke afspraken en een vast ritme van herinneringen krijg je je geld eerder binnen. Hieronder de regels, en hoe je ze in de praktijk gebruikt.
Welke betalingstermijn geldt?
Zakelijke klanten
- Heb je niets afgesproken, dan geldt een termijn van 30 dagen.
- Je mag een langere termijn afspreken, maar in principe maximaal 60 dagen. Langer mag alleen als dat voor beide partijen geen nadeel heeft.
- Grote bedrijven moeten zzp'ers en mkb-bedrijven binnen 30 dagen betalen. Een bedrijf is "groot" als het op twee balansdata achter elkaar aan minstens twee van deze drie eisen voldoet: 250 of meer werknemers, meer dan € 50 miljoen netto-omzet, meer dan € 25 miljoen balanstotaal.
- De overheid betaalt binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur.
Particulieren
Voor consumenten is er geen wettelijke termijn. Jij bepaalt de termijn in je offerte, contract of algemene voorwaarden, zolang die redelijk is. Veel ondernemers kiezen 14 dagen.
Tip: spreek een korte termijn af (bijvoorbeeld 14 dagen) en zet hem op je offerte én je factuur. Wat de klant vooraf heeft geaccepteerd, hoef je achteraf niet uit te leggen.
Een vast ritme voor herinneringen
De meeste late betalingen zijn geen onwil, maar vergeetachtigheid. Een vriendelijke herinnering op het juiste moment lost het meestal op:
- 1 dag na de vervaldatum: een vriendelijke herinnering met de factuur als bijlage.
- 7 dagen na de vervaldatum: een tweede herinnering, iets duidelijker.
- 14 dagen na de vervaldatum: een laatste aanmaning, waarin je noemt wat er gebeurt als er niet wordt betaald.
Daarna bel je, of je kiest voor incasso.
Wettelijke rente
Betaalt een klant te laat, dan mag je wettelijke rente rekenen over de periode na de vervaldatum. Voor zakelijke klanten en de overheid is dat de (hogere) wettelijke handelsrente, voor particulieren de gewone wettelijke rente. Je moet je klant wel laten weten dat je rente rekent, bijvoorbeeld op de factuur of in de herinnering. De actuele percentages vind je bij de Rijksoverheid.
Incassokosten
- Zakelijke klanten: een aanmaning is niet verplicht. Je hebt recht op een vergoeding van minimaal € 40. De incassokosten worden berekend met een vaste staffel: hoe hoger het bedrag, hoe lager het percentage, tot maximaal € 6.775. In een contract kun je met een bedrijf andere afspraken maken.
- Particulieren: je moet eerst een kosteloze aanmaning sturen, de zogenoemde veertiendagenbrief. Daarin geef je de klant 14 dagen om alsnog te betalen en noem je welke incassokosten volgen als dat niet gebeurt. Pas daarna mag je incassokosten rekenen, volgens dezelfde wettelijke staffel.
Met OZAG
OZAG laat per factuur zien wat openstaat, betaald of verlopen is, en stuurt automatisch herinneringen volgens het ritme dat jij instelt (bijvoorbeeld na 1, 7 en 14 dagen). Je hoeft er niet meer aan te denken, en je klant krijgt altijd een nette, persoonlijke mail. Probeer het 14 dagen gratis.
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Bij een betalingsachterstand met een grote vordering is het verstandig een incassobureau of jurist te raadplegen.