Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Je klant gebruikt hem om btw terug te vragen, jij hebt hem nodig voor je btw-aangifte en de Belastingdienst kan erom vragen. Ontbreekt er iets, dan kan je klant zijn recht op aftrek van btw verliezen. Dat is vervelend voor de relatie, en het kost jou extra werk.
De verplichte gegevens
Volgens Ondernemersplein (de overheid) moeten deze gegevens in elk geval op je factuur staan:
- Je btw-identificatienummer (btw-id). Gebruik het btw-id, niet je omzetbelastingnummer: dat laatste is alleen voor contact met de Belastingdienst.
- Het btw-bedrag, en bij voorkeur ook het tarief (bijvoorbeeld 21%).
- De factuurdatum.
- Een uniek factuurnummer.
- Je naam en adres.
- De naam en het adres van je klant.
- Je KVK-nummer, als je in het Handelsregister staat.
- De leverdatum: wanneer je de dienst hebt geleverd of het werk hebt gedaan.
- Een omschrijving van wat je hebt geleverd.
- De hoeveelheid of omvang: aantal stuks, uren of de omvang van de dienst.
Tip: zet ook je betalingstermijn en je IBAN op de factuur. Dat is niet verplicht, maar het voorkomt de vraag "waar moet ik naartoe betalen?" en zorgt dat je sneller betaald krijgt.
Factuurnummers: uniek en op volgorde
Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen, en je nummert op volgorde. Een veelgebruikte vorm is jaar plus volgnummer, zoals 2026-0001, 2026-0002. Heb je een nummer verkeerd gebruikt, corrigeer het dan. Gooi een fout gemaakte factuur niet weg, maar maak een creditfactuur die hem ongedaan maakt.
Wanneer stuur je de factuur?
Lever je aan een ander bedrijf, dan stuur je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Werk je in oktober, dan factureer je dus uiterlijk 15 november. Sneller factureren betekent in de praktijk ook sneller betaald krijgen.
De vereenvoudigde factuur
Is het totaalbedrag niet hoger dan € 100 inclusief btw, of gaat het om een creditfactuur die een eerdere factuur aanpast, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder gegevens. Voor de meeste opdrachten van zzp'ers en mkb-bedrijven geldt dit niet, dus houd de volledige lijst aan.
Pdf of e-factuur?
Een pdf die je per mail stuurt is een digitale factuur en voor de meeste klanten prima. Een e-factuur gaat van jouw systeem rechtstreeks naar dat van je klant; je klant moet daarmee akkoord zijn. Let op: de Nederlandse overheid accepteert geen pdf, daar moet je een e-factuur sturen. Er is een wetswijziging aangekondigd waardoor e-facturen tussen bedrijven verplicht worden, met als ingangsdatum 1 juli 2030.
Hoe lang bewaar je facturen?
Je bewaart facturen 7 jaar. Voor facturen over onroerend goed (grond en gebouwen) is dat 10 jaar. Dat geldt voor facturen die je stuurt én facturen die je ontvangt.
Met OZAG
OZAG zet je bedrijfsgegevens, btw-id, KVK-nummer en IBAN automatisch op elke offerte en factuur, nummert je facturen op volgorde, en maakt van een geaccepteerde offerte met één klik een factuur. Zo vergeet je niets. Je kunt het gratis proberen.
Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Twijfel je over jouw situatie? Vraag het je boekhouder of de Belastingdienst.