Een factuur die niet op tijd is betaald, is meestal vergeten, niet geweigerd. Een vriendelijke herinnering op het juiste moment lost het in de meeste gevallen op. Hieronder drie teksten die je zo kunt gebruiken. Pas de namen, nummers en bedragen aan.
1. Vriendelijke herinnering (1 dag na de vervaldatum)
Onderwerp: Herinnering factuur [nummer]
Beste [naam],
Volgens onze administratie hebben we de betaling van factuur [nummer] van [datum] nog niet ontvangen. Het gaat om € [bedrag], met als vervaldatum [datum].
Misschien is het je ontschoten. Je kunt direct betalen via deze link: [betaallink], of het bedrag overmaken naar [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer].
Heb je al betaald? Dan kun je deze mail negeren. Heb je vragen over de factuur, laat het me gerust weten.
Met vriendelijke groet,
[naam]
2. Tweede herinnering (7 dagen na de vervaldatum)
Onderwerp: Tweede herinnering factuur [nummer]
Beste [naam],
Vorige week stuurde ik je een herinnering voor factuur [nummer], maar ik heb de betaling van € [bedrag] nog niet ontvangen.
Wil je het bedrag binnen 7 dagen betalen via [betaallink] of overmaken naar [IBAN]? Is er iets waardoor betalen nu lastig is, bel of mail me dan, dan zoeken we samen een oplossing.
Met vriendelijke groet,
[naam]
3. De 14-dagenbrief (particulieren)
Is je klant een consument, dan mag je pas incassokosten rekenen nadat je een kosteloze aanmaning hebt gestuurd: de 14-dagenbrief. Daarin geef je de klant 14 dagen om alsnog te betalen, gerekend vanaf de dag nadat hij de brief heeft ontvangen, en noem je welke incassokosten volgen als hij dat niet doet. Gebruik voor de termijn letterlijk deze formulering; volgens de rechtspraak kan een andere omschrijving verwarrend zijn, en dan kun je de kosten verliezen.
Onderwerp: Aanmaning factuur [nummer]
Beste [naam],
Ondanks eerdere herinneringen hebben wij de betaling van factuur [nummer] van [datum] nog niet ontvangen. Het openstaande bedrag is € [bedrag].
Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd/door u is ontvangen. U kunt betalen via [betaallink] of door het bedrag over te maken naar [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer].
Als u niet binnen deze termijn betaalt, zijn wij genoodzaakt incassokosten in rekening te brengen. Deze bedragen € [bedrag incassokosten], berekend volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
Met vriendelijke groet,
[naam]
Hoeveel incassokosten mag je rekenen?
De wet geeft een vaste staffel over het openstaande bedrag (de hoofdsom):
| Over het deel van de hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| de eerste € 2.500 | 15% |
| de volgende € 2.500 | 10% |
| de volgende € 5.000 | 5% |
| de volgende € 190.000 | 1% |
| alles daarboven | 0,5%, met een maximum van € 6.775 |
De vergoeding is altijd minimaal € 40. Voorbeeld: bij een openstaande factuur van € 1.200 is dat 15% = € 180.
Bij zakelijke klanten is een 14-dagenbrief niet verplicht. Je hebt na de vervaldatum recht op minimaal € 40, en in een contract kun je andere afspraken maken. Meer over termijnen en rente lees je in Sneller betaald krijgen.
Tips die echt helpen
- Zet de betaallink in elke herinnering. Hoe minder stappen, hoe sneller er betaald wordt.
- Blijf vriendelijk in de eerste twee berichten. De meeste klanten betalen gewoon.
- Bel als er na de tweede herinnering niets gebeurt. Een kort gesprek werkt vaak beter dan een derde mail.
Met OZAG
OZAG stuurt herinneringen automatisch volgens het schema dat jij instelt, met de factuur en een iDEAL-betaallink erin. Je ziet per factuur hoeveel herinneringen er zijn verstuurd, en zodra je klant online betaalt staat de factuur vanzelf op betaald. Probeer het 14 dagen gratis.
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Bij grote of betwiste vorderingen is het verstandig een incassobureau of jurist te raadplegen.